Ohjeet osastoille

Ala- ja paikallisosastojen taloudenhoidon ja vuosisuunnittelun toimintaohjeet

Tilit ja käyttöoikeudet

Paikallisosaston hallitus nimeää keskuudestaan henkilöt, joille se myöntää tilinkäyttöoikeudet.

Kirjanpito ja tositteet

Paikallisosastojen tulee pitää kirjaa tuloistaan ja menoistaan. Kirjanpitojärjestelmän tulee olla selkeä ja riittävästi eritelty. Kaikkien tulojen ja menojen on ehdottomasti oltava kirjanpidossa.

Kirjanpitoon tehdyn kirjauksen tulee perustua tositteeseen. Tulotositteesta on selvittävä euromäärä, maksaja ja mistä tulosta on kyse. Käteistulosta (esim. arpajaiset, myyjäiset tms.) on tehtävä selkeästi eritelty tulotosite. Menotositteesta on käytävä selville euromäärä, maksun saaja ja mistä kulusta on kyse. Menotositteen muodostavat lasku ja tiliotteella näkyvä laskun maksusuoritus tai käteiskuitti.

Puheenjohtaja hyväksyy tositteet lukuun ottamatta mahdollisia omia menojaan koskevia laskuja, jotka hyväksyy esim. varapuheenjohtaja.

Vuosisuunnittelu

Ala- ja paikallisosastojen tulee laatia vuosittainen toimintasuunnitelma. Jotta SAFA pystyy varaamaan kullekin vuodelle tarvittavan määrän projektiavustuksia, tulee osastojen toimittaa seuraavaa vuotta koskeva toimintasuunnitelma ja budjetti lokakuussa SAFAn toimistoon.
Budjetin tulee sisältää seuraavalle vuodelle suunnitellut projektit.

SAFAn myöntämät projektiavustukset

SAFAlta saaduista projektiavustuksista tulee toimittaa erillinen raportti. Selvitys toimitetaan SAFA:n ala- ja paikallisosastovastaavalle heti avustuksen kohteena olevan tapahtuman tai projektin jälkeen. Edellisenä vuonna saadusta avustuksesta toimitettu selvitys on myös edellytys uuden avustuksen myöntämiselle.

Tarkemmat tiedot projektiavustusten hakemisesta, myöntämisperusteista ja raportoinnista selviävät ala- ja paikallisosastojen projektiavustusohjeesta.

Paikallisasiamiehen toimintarahan käyttö

Paikallisasiamiehille vuosittain myönnettävä 1000 euron toimintaraha on tarkoitettu paikallisasiamiestoimintaan liittyviin juokseviin kuluihin, kuten puhelin-, postitus- ja matkakuluihin.

Tilinpäätös ja toiminnantarkastus

Paikallisosaston tulee laatia tilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman ja taseen. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen hallitus. Toiminnantarkastajat tarkastavat tilinpäätöksen ja antavat siitä kertomuksen ja tekevät
merkinnän tilinpäätökseen.

Tilinpäätösasiakirjat (tuloslaskelma, tase, tilintarkastuskertomus sekä toimintakertomus) lähetetään SAFA:n toimistoon heti niiden valmistuttua, viimeistään 31.5. Tilinpäätöksen toimittaminen on toimintatuen 2. erän maksamisen edellytys. Toimintatuen 2. erä maksetaan ennen kesälomakautta.

Kirjanpito- ja hallintoaineiston säilytysaika

Paikallisosaston hallintoon, taloudenhoitoon, kirjanpitoon yms. liittyvä kirjallinen aineisto
on säilytettävä seuraavasti:

  • tiliotteet, tositteet, tositteisiin liittyvä kirjeenvaihto, vähintään 6 vuotta sen vuoden
    lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt
  • tasekirjat, tase-erittelyt, muut tilikirjat säilytetään vähintään 10 vuotta sen vuoden
    lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt
  • kokouspöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi

Asiakirjat voi toimittaa SAFA:n toimiston kautta arkistoitavaksi Toimihenkilöarkistossa.

Huomioi, että avustustilityksiin liittyvät tositteet pitää kopioida tilitystä varten heti kun
mahdollista. Näin vältetään myöhemmät hankaluudet tietojen keruussa tilitystä tehtäessä.

Palkkojen ja palkkioiden maksu

Koska SAFA ja paikallisosastot muodostavat juridisesti yhden kokonaisuuden, tulee ennakonpidätyksen alaiset palkat ja palkkiot maksaa keskitetysti SAFAn toimiston kautta, jotta tilitykset tulee tehtyä oikein.

Arvonlisäveroasiat

Jos paikallisosasto järjestää sellaista toimintaa, joka on arvonlisäveronalaista, tulee huomioida, että SAFA on juridisesti yksi yksikkö, jolla on oma ALV-rekisteröinti, joten ALV:n alaisen toiminnan menettelytavat tulee tarkistaa SAFA:n toimistosta. ALV:n alaista toimintaa SAFA:ssa ovat koulutus ja julkaisut.

Yhteyshenkilöt SAFAn toimistossa

Talousasiat: pääkirjanpitäjä Hannele Hakomäki, p. 040 169 2231, if.af1558880373as@ik1558880373amoka1558880373h.ele1558880373nnah1558880373

Muu toiminta: tiedottaja Päivi Virtanen, p. 050 570 4180, if.af1558880373as@su1558880373todei1558880373t1558880373


Projektiavustusohjeet ala- ja paikallisosastoille

SAFA tukee ala- ja paikallisosastojen toimintaa suorana toimintatukena sekä projektiavustuksina. Projektiavustukset ovat haettavissa keväällä ja syksyllä, maalis- ja syyskuussa.

Projektiavustuksia myönnetään SAFA:n budjetista 11 000 euroa sekä opetus- ja kulttuuriministeriön
SAFA:lle myöntämästä avustuksesta alueelliseen arkkitehtuuritoimintaan. OKM on myöntänyt
avustusta vuodesta 2013 lähtien vuosittain noin 40 000 euron verran. Päätös tuesta
saadaan yleensä vasta maaliskuussa, jolloin osa avustuspäätöksistä voidaan joutua tekemään
ehdollisina.

Yleistä

Projektirahoitus on tarkoitettu toissijaiseksi rahoitukseksi. Ensisijaisesti projektit tulisi pyrkiä rahoittamaan osallistumismaksuin ja muilta tahoilta saadulla tuella. Avustusta ei koskaan myönnetä kattamaan koko hankkeen kuluja – jokaisella hankkeella tulee olla myös muuta rahoitusta.

Muina rahoittajina voivat olla joko paikalliset yhteistyötahot, kuten esimerkiksi yritykset, taidetoimikunnat, museot tai oppilaitokset, tai valtakunnalliset tahot kuten esimerkiksi apurahoja myöntävät tahot, ministeriöt tai muut laitokset. Osa rahoituksesta voi koostua myös osaston saamasta kiinteästä tuesta. Muun rahoituksen osuus pitää selvitä hankkeen budjetista.

Projektin aikataulun tulee olla realistinen, ja olla toteutettavissa myöntövuoden loppuun mennessä.

Mihin projektiavustuksia myönnetään?

Opetus- ja kulttuuriministeriön valtionavustus muodostaa jaettavista avustuksista noin 80 %. Tuki on tarkoitettu alueelliseen arkkitehtuuritoimintaan; sen tulee olla ulospäin suuntautuvaa, arkkitehtuurin näkyvyyttä edistävää toimintaa.

Ministeriön myöntämää tukea ei voi siirtää seuraavalle vuodelle. Siksi ministeriön myöntämä avustus pyritään jakamaan kokonaisuudessaan jo keväällä. Mikäli ministeriön rahalla tuettua hanketta ei saada toteutettua vuoden loppuun mennessä, tulee asiasta ilmoittaa SAFA:an välittömästi, jolloin tuki voidaan siirtää toiselle hankkeelle eikä rahaa tarvitse palauttaa ministeriölle.

Myös SAFA:n projektiraha on tarkoitettu ensisijaisesti ulospäin suuntautuvaan toimintaan. Kaksi kertaa vuodessa maksettavaa toimintatukea voi käyttää osastojen omaan sisäiseen toimintaan, kuten pikkujouluihin tai ekskursioihin. Niihin ei myönnetä avustusta.

Avustusta myönnetään tapahtumiin liittyviin kertaluonteisiin kulueriin, kuten tila- ja materiaalikustannukset, paino- tai käännätyskulut, jäsenkunnan ulkopuoliset luennoitsijat ja tarjoilut. Osastotoiminta on vapaaehtoista toimintaa. Projektiavustusta ei myönnetä SAFA:n jäsenten tekemään tapahtumien järjestelytyöhön.

Miten toimitaan

Osastojen tulee toimittaa seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetti lokakuun loppuun mennessä SAFA:n toimistoon. Suunnitelman tulee sisältää seuraavalle vuodelle suunnitellut projektit.

Hakeminen

Projektiavustuksia haetaan vapaamuotoisella hakemuksella, josta tulee selvitä hankkeen sisältö, tavoitteet, kohderyhmät, yhteistyötahot, aikataulu sekä projektin vastuuhenkilö(t) yhteystietoineen. Hakemukseen sisältyy excel-muotoinen tulo- ja menoarvio. Hakemus toimitetaan sähköpostilla osoitteeseen if.af1558880373as@ne1558880373natri1558880373v.ivi1558880373ap1558880373

Hakemukset käsitellään hallituksen kokouksissa maalis- ja syyskuussa. Tarkat hakuajat ilmoitetaan ala- ja paikallisosastoille vuoden alussa hallituksen kokousaikataulun varmistuttua.

Hakemusten arviointi

Kukin hakemus käsitellään tapauskohtaisesti, eikä päätöksiä pidetä ennakkotapauksina. Hakemuksen tulee olla  kiteytetty, enintään yhden liuskan mittainen ja hyvin perusteltu, eli sen tulee edistää arkkitehtuuria ja jäsenkunnan etua. Mitä laajemmalle yleisölle projekti on suunnattu, sitä myönteisemmin siihen suhtaudutaan.

Tukea myönnettäessä huomioidaan myös osaston omat mahdollisuudet osallistua projektin rahoitukseen, minkä vuoksi edellisen tilikauden tietojen sekä kuluvan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin tulee olla hallituksen käytössä päätöstä tehtäessä.

Kunakin vuonna käytettävissä olevat varat pyritään jakamaan tasapuolisesti aktiivisten ala- ja paikallisosastojen kesken.

Raportointi

Projektin päätyttyä siitä tulee toimittaa raportti SAFA:an. Raportin tulee sisältää selostus projektin toteutusvaiheista sekä toteutuneista tuloista ja menoista (excel), sekä mahdolliset lopputuotokset (kirja, esite ym.). Kuitit ja maksutositteet tulee säilyttää.

Selvitykset kaikista edellisen vuoden projekteista pitää olla toimitettu SAFA:an, ennen kuin uusia avustuksia voi hakea. Raportti edellisvuoden projektista tulee olla toimitettu helmikuun loppuun mennessä.

Hankkeiden näkyminen SAFA:n viestintäkanavissa

Tavoitteena on, että jokaisesta tapahtumasta, jolle on myönnetty projektiavustusta, tulee kirjoittaa tai
hankkia juttu Arkkitehtiuutisiin. Kun tapahtuman aikataulu on selvillä ja kirjoittaja hankittu, ota itse tai pyydä kirjoittajaa ottamaan yhteys AU:n toimitussihteeriin Anne Haataiseen if.af1558880373as@ua1558880373

Kun tapahtuman aika, paikka ja ohjelma on selvillä, toimita tieto tapahtumasta myös SAFA:n tiedottajalle if.af1558880373as@ne1558880373natri1558880373v.ivi1558880373ap1558880373, jotta siitä voidaan tiedottaa muissa kanavissa. Jos mahdollista, tee tapahtumasta Facebook-tapahtuma ja käy jakamassa se myös SAFA:n FB-sivulla.

Maksaminen

Myönnetty tuki maksetaan ala- tai paikallisosaston tilille välittömästi, kun ilmoitus projektin käynnistymisestä on toimitettu SAFA:an. Projekti tulee saattaa loppuun myöntövuoden aikana.

Huomaa, että jos yrityksistä huolimatta näyttää hakuvuoden lokakuuhun mennessä siltä, että projektia ei ehditä saattaa loppuun saman vuoden aikana, ota yhteys if.af1558880373as@ne1558880373natri1558880373v.ivi1558880373ap1558880373

Yhteyshenkilöt SAFA:n toimistossa

Talousasiat: pääkirjanpitäjä Hannele Hakomäki, p. 040 169 2231 if.af1558880373as@ik1558880373amoka1558880373h.ele1558880373nnah1558880373

Muu toiminta ja viestintä: tiedottaja Päivi Virtanen, p. 050 570 4180, if.af1558880373as@ne1558880373natri1558880373v.ivi1558880373ap1558880373

Tuen saajia pyydetään ystävällisesti huolehtimaan projekteihin liittyvät maksatuspyynnöt ajallaan
SAFA:n toimistoon – ei vuoden viimeisinä päivinä!


Paikallisasiamies

Toimivat Oulussa, Tampereella ja Turussa

Suomen Arkkitehtiliitto on toimintansa alueellista tukemista varten perustanut paikallisasiamiehen toimen kolmelle paikkakunnalle, Ouluun, Tampereelle ja Turkuun.

Nämä paikallisosastot vastaavat paikallisasiamiestensä valitsemisesta. Asiamiehen työsopimus solmitaan SAFA:n kanssa. Kaikkien paikallisosastojen yhteyshenkilö SAFA:n toimistossa on tiedottaja ja hallituksessa viestintävastaava.

Paikallisasiamiehen tehtävät

Paikallisasiamiehen perustehtävinä ovat toimiminen SAFA:n yhdyshenkilönä, yhteydenpito paikallisiin arkkitehtiopiskelijoihin, huolehtiminen alueen yhteiskunta- ja mediasuhteista yhteistyössä paikallisosaston kanssa sekä yhteistyön kehittäminen alueen muiden järjestöjen kanssa.

Ensisijalle tulee asettaa ne tehtävät, joilla edistetään arkkitehtuurin ja ammattikunnan näkyvyyttä, yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä ammattikunnan toimintaedellytyksiä. Paikallisosaston sisäisten aktiviteettien, kuten ekskursioiden ja pikkujoulujen, järjestäminen ei ensisijaisesti kuulu paikallisasiamiehelle.

Asema SAFA:n organisaatiossa

Paikallisasiamies vastaa toiminnastaan ensisijaisesti SAFA:n hallitukselle, jota edustaa pääsihteeri. Paikallisasiamiehen vuosittaisten päätehtävien ja hankkeiden määrittely tapahtuu syksyisin paikallisosaston seuraavan vuoden toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnan yhteydessä.

Paikallisosaston johtokunta ohjaa paikallisasiamiehen työtä toimintasuunnitelman pohjalta, tavoitteena suunnitelmallinen ja pitkäjänteinen toiminta. Paikallisosastojen toimintasuunnitelmat toimitetaan lokakuussa SAFA:n hallitukselle, joka käsittelee ne liiton toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnan yhteydessä.

Paikallisosaston johtokunta laatii vuosittain paikallisosaston ja -asiamiehen toiminnasta lyhyen yhteenvedon, joka toimitetaan helmikuussa SAFA:n toimistoon huomioitavaksi liiton toimintakertomuksessa.

Työehdot

Paikallisasiamiehen työaika on keskimäärin 32 tuntia kuukaudessa.

Työaika, palkka ja muut ehdot määritellään paikallisasiamiehen kanssa tehtävässä työsopimuksessa. Matkoista toiminta-alueen ulkopuolelle suoritetaan erillinen korvaus. Paikallisasiamiesten toimintakuluja varten varataan SAFA:n budjettiin vuosittain tietty määräraha.