Arkkitehtuurikilpailujen arkisto löytyy täältä. Arkistossa on sähköistä kilpailumateriaalia noin vuodesta 2003 lähtien. Sitä aikaisempaa, pääasiassa fyysistä materiaalia löytyy Arkkitehtuurimuseosta.
Lähtökohtaisesti yleisiin kilpailuihin voi osallistua kuka tahansa. Tosin kilpailukohtaisesti voidaan esittää tiettyjä vaatimuksia esimerkiksi työryhmän kokoonpanosta tai toivoa, että jonkin osa-alueen asiantuntijuutta sisällytettäisiin suunnitteluryhmään. On siis aina hyvä tarkistaa kilpailuohjelmasta mitä vaatimuksia osallistujille on mahdollisesti asetettu.
Kutsukilpailut ovat suljettuja ja niihin osallistutaan joko ilmoittautumishakemuksen tai järjestäjän esittämän kutsun perusteella. Katso kohta “Miten kutsukilpailujen osallistujat valitaan?”.
Kutsukilpailun järjestäjä valitsee osallistujat pääasiassa kahdella eri tavalla. Jos kilpailu järjestetään julkisena hankintana, siitä julkaistaan niin sanottu hankintailmoitus, jossa määritellään kilpailuun osallistuvan työryhmän pätevyysehdot. Hankintailmoituksen perusteella halukkaat voivat tehdä osallistumishakemuksen, joiden perusteella järjestäjä valitsee osallistujat niiden joukosta, jotka täyttävät asetetut vaatimukset. Järjestäjä voi valita työryhmät joko suoraan tai arpomalla.
Järjestäjä voi myös suoraan kutsua haluamansa työryhmät kilpailuun, jos työtä ei suoriteta julkisena hankintana (jolloin hankintalakia ei tarvitse soveltaa).
Menetelmän tarkoituksena on varmistaa ehdotusten tasapuolinen ja yhdenvertainen arviointi. Arkkitehtuurikilpailuissa ehdotukset palautetaan lähes poikkeuksetta anonyymisti eli ne on nimikoitu ainoastaan nimimerkillä. Ehdotuksiin liitetään suljettu kirjekuori, joka sisältää tekijätiedot. Kirjekuori avataan vasta kun kilpailuehdotukset on arvioitu ja tuloksista on päätetty.
Yleisissä kilpailuissa avataan yleensä vain palkittujen, lunastettujen ja kunniamaininnan saaneiden ehdotusten tekijätietokuoret, kutsukilpailuissa kaikkien töiden kuoret avataan.
Kilpailujen palkkiot ja palkinnot maksetaan pääsääntöisesti SAFAn kautta. Palkintojen ja palkkioiden suuruudet on määritelty kilpailuohjelmassa. Kutsukilpailujen palkkiot maksetaan yleensä sen jälkeen kun palkintolautakunta on todennut saapuneet ehdotukset kilpailuohjelman mukaisiksi. Yleisten kilpailujen palkinnot välitetään eteenpäin, kun tulokset on julkistettu.
SAFA pidättää kutsukilpailujen palkkiosta 10 %, josta pääsääntöisesti 7 % välitetään kilpailun SAFA-tuomarille ja 3 % jää SAFAlle kilpailun järjestämisestä koituneiden kulujen kattamiseen. Yleisten kilpailujen palkkioista SAFA pidättää 7 % kulujen kattamiseksi.
Niin sanotut SAFA-tuomarit ovat kilpailutoimikunnan nimeämiä puolueettomia kilpailun palkintolautakunnan asiantuntijajäseniä. Heidän tehtävänsä on toimia ensisijaisesti arkkitehtuurin asiantuntijoina muuten kilpailun järjestäjän nimeämässä palkintolautakunnassa.
Yleisten kilpailujen palkintolautakuntiin nimetään kaksi jäsentä. Kilpailutoimikunta valitsee tuomarit kilpailukohtaisesti, ja nyrkkisääntönä pidetään, että sama henkilö toimii yleisen kilpailun SAFA-tuomarina korkeintaan kerran viidessä vuodessa.
Kutsukilpailuissa mukaan valitut kilpailijat nimeävät asiantuntijajäsenen yhdessä. Tällöin tuomari on “kilpailijoiden nimeämä edustaja”. Joissain tapauksissa kilpailun järjestäjä pyytää SAFAa valitsemaan tuomarin, jolloin kilpailutoimikunta nimeää puolueettoman asiantuntijajäsenen. Valintatapa määritellään kilpailuohjelmassa.
Tuomarit ovat yleensä SAFAn jäseniä, mutta joissakin yleisissä kansainvälisissä kilpailuissa toinen tuomari saatetaan pyytää ulkomailta.
Yleisten kilpailujen palkinnot ovat pääsääntöisesti verovapaata tuloa yksityishenkilöille maksettaessa. Yksityishenkilö ei siis joudu maksamaan palkintosummasta tuloveroa. Tätä vapautta ei voida soveltaa yrityksiin tai muihin yhteisöihin verottajan ohjeistuksen mukaisesti.
Pyydettäessä palkintosumma voidaan maksaa myös yritykselle tai yhteisölle, mutta tällöin saaja on itse vastuussa verojen suorittamisesta.
Verovapaus ei ole automaattista, vaan kilpailun valmistelun alkaessa SAFA hakee verovapautta kyseiselle kilpailulle. Verovapausanomus tehdään Taiteen edistämiskeskuksen välityksellä opetus- ja kulttuuriministeriölle, joka puolestaan hakee niille hyväksynnän valtiovarainministeriöltä. Verovapaus määritellään aina vuosikohtaisesti.