Arkkitehtuurikilpailut-uutiskirje - Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen Arkkitehtiliitto SAFA
Malminkatu 30, 00100 Helsinki
Puhelin: 09 5844 48 (arkisin klo 10-14)
Sähköposti: safa @ safa.fi
Yhteyshenkilö: Pipsa Penttinen


2. Rekisterin henkilötietojen käyttö

Kilpailujen uutiskirjeen saajarekisterissä käsitellään niiden henkilöiden tietoja, jotka

- ovat SAFAn jäseniä ja ovat sallineet sähköisen viestinnän ja markkinoinnin.
- ovat itse tilanneet uutiskirjeen SAFAn verkkosivuilta löytyvällä sähköisellä lomakkeella
- ovat SAFAn kilpailutoiminnan läheisiä yhteistyökumppaneita

Rekisterin käyttötarkoitus:

- sähköisen kilpailu-uutisia sisältävän uutiskirjeen lähettäminen


Henkilötietojen käsittelyperusteet henkilötietoryhmittäin:

- Suostumus
o sähköposti
- Palvelun tuottaminen
o sähköiset tunnistetiedot


Erityiseksi henkilötiedoksi luokiteltavat tiedot (ammattiliiton jäsenyys) ja niiden käsittelyperusteet:

- Ammattiliiton jäsenyys eli SAFAn jäsenyys on pääteltävissä listan kokoonpanosta
- Ammattiliittoon kuulumista käsittelevän tiedon käsittelyperuste on rekisterin pitäjän toimintaan liittyvä oikeutettu etu ja rekisteröidyn suostumus


3. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat:
- SAFAn jäsenrekisteri (ks. SAFAn jäsenrekisterin tietosuojaseloste)
- uutiskirjeen tilauslomake verkkosivuilla
- rekisteröidyltä itseltään

Sähköisen viestinnän tunnistetiedot saadaan uutiskirjejärjestelmästä (Gruppo Oy)

4. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva


SAFAn jäsenten osalta henkilötiedot on tallennettu SAFAn jäsenrekisterijärjestelmään (ks. SAFAn jäsenrekisterin tietosuojaseloste).

Sähköpostiosoitteet siirretään ja tallennetaan manuaalisesti uutiskirjepalveluun. Palvelun toimittaja on sitoutunut noudattamaan voimassa olevia lakeja ja asetuksia henkilötietojen käsittelyssä.

Sähköisen lomakkeen kautta tiedot siirtyvät suoraan järjestelmään salatun yhteyden kautta.

Uutiskirjejärjestelmään on pääsy sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Heillä on käytössään henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja niiden käyttöä valvotaan.


5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötiedot eli sähköpostiosoitteet luovutetaan uutiskirjepalvelua tuottavalle kumppanille, joka on Gruppo Oy.

Henkilöiden sähköpostiosoitteet viedään taulukkolaskentajärjestelmään, joka sijaitsee työasemalla ja/tai SAFAn omalla verkkolevyllä SAFAn toimiston tiloissa. Työasemat ja käytetyt tallennusmediat ovat suojatut.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille palvelun toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.


6. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.


7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään uutiskirjejärjestelmässä kunnes henkilö ei enää ole SAFAn jäsen tai haluaa estää uutiskirjeen lähettämisen.

Uutiskirjejärjestelmässä säilytetään tieto siitä, ettei kyseiseen sähköpostiosoitteeseen tule lähettää uusia viestejä, ellei sähköpostin omistama henkilö erikseen pyydä osoitteen välitöntä poistamista lopullisesti (”oikeus tulla unohdetuksi”).

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden tai tilauksen päättymisestä julkaisijan oikeutetun edun perusteella, mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai SAFAn sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.


8. Profilointi

Uutiskirjeen saajarekisterissä ei tehdä profilointia.


9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Hän voi antaa kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Jäsentiedotteen saaja voi koska tahansa estää tiedotteen lähettämisen itse tiedotteessa olevan linkin kautta. SAFAn jäsen voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa kaikkeen sähköiseen viestintään SAFAn jäsenrekisterin tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat SAFAn käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.


10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen safa @ safa.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Arkkitehtiliitto SAFA
Pipsa Penttinen
Malminkatu 30, 00100 Helsinki


12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.5.2018.