SAFAn jäsenrekisteri - Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen Arkkitehtiliitto SAFA
Malminkatu 30, 00100 Helsinki
Puhelin: 09 5844 48 (arkisin klo 10-14)
Sähköposti: safa @ safa.fi
Yhteyshenkilö: Pipsa Penttinen (tietosuoja-asioissa), Marja Mesilä (jäsenasioissa)


2. SAFAn jäsenrekisterin henkilötietojen käyttö

SAFAn jäsenrekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten ja entisten jäsenten henkilötietoja.

Rekisterin käyttötarkoitus:

- yhdistyksen jäsenten henkilötietojen ajantasainen* hallinta
- yhdistyksen jäsenelleen lupaaman palvelun ja muun toiminnan toteuttaminen
- yhdistyksen viestinnän toteuttaminen ja muu markkinointi
- yhdistyksen päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta

Henkilötietojen käsittelyperusteet henkilötietoryhmittäin:

- Yhdistyksen lakisääteiden velvoite ylläpitää jäsenluetteloa
o nimi ja kotipaikka
- Sopimuksen tuottaminen
o laskutustiedot
o kriittiset yhdistykseen tai yhdistyksen jäsenyyteen liittyvät tiedotteet
o jäsenyyden tyyppi
o IAET-kassan jäsenyys
- Suostumus
o sähköposti
o puhelinnumero
o työtehtäviin perustuva titteli, työpaikka, päätehtävä ja tehtävänimike
o arvonimet
o puolisen kuuluminen SAFAan
- Yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu
o syntymäaika
o jäseneksi liittymispäivä, eroamispäivä ja -syy
o jäsenyyden tyyppi
o suoritetut tutkinnot ja niiden päivämäärät sekä suorittamispaikat
o tiedot entisistä ja nykyisistä luottamustehtävistä SAFAssa
o kuuluminen ala- ja paikallisosastoihin


Erityiseksi henkilötiedoksi luokiteltavat tiedot (ammattiliiton jäsenyys ja henkilöturvatunnus) ja niiden käsittelyperusteet:

- Ammattiliittoon kuulumista käsittelevän tiedon käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu
- Henkilötunnuksen käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite tunnistaa ja yksilöidä jäsen luotettavasti ja yksilöllisesti hänen oikeusturvansa varmistamiseksi

*Huom. SAFA ei kerää ajantasaisia henkilötietoja väestörekisterikeskukselta, vaan jäsen on itse velvollinen ilmoittamaan ne yhdistykselle.


3. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet


Henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään jäsenhakemuksen yhteydessä. Tiedot lisätään rekisteriin, kun SAFAn hallitus on hyväksynyt henkilön jäseneksi.


4. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu SAFAn jäsenrekisterijärjestelmään, joka on Avoine Oy:n toimittama Sense. Tiedot ovat toistaiseksi säilössä myös SAFAn vanhassa jäsenrekisterijärjestelmässä, jonka toimittaja on Verkkovaraani Oy. Vanha jäsenrekisteri poistetaan ja sen sisältämät tiedot tuhotaan kun SAFAn uuden jäsenrekisterin käyttöönotto on valmistunut vuoden 2018 loppuun mennessä.

Avoine Oy:n toimittamaan Sense-jäsenhallintajärjestelmään on pääsy vain sellaisilla SAFAn työntekijöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Heillä kaikilla on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. He pääsevät tarkastelemaan ainoastaan niitä osia henkilötiedoista, jotka ovat välttämättömiä heidän hoitamiensa työtehtävien kannalta.

Verkkovaraanin järjestelmään pätevät samat periaatteet, mutta käyttäjätunnuksen omaaville työntekijöille nähtävillä olevia henkilötietoja ei ole rajoitettu. Tästä syystä käyttäjätunnukset on annettu ainoastaan sellaisille työntekijöille, joille vanhan rekisterin käyttö on edelleen ehdottoman tarpeellista.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Jäsenet pääsevät tarkastelemaan omia tietojaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla suoraan Avoine Oy:n Sense-järjestelmästä kun sen käyttöönotto on saatettu loppuun.


5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Jäsenten henkilötietoja voidaan luovuttaa
- Arkkitehtitoimistojen liitto ATL:lle henkilön SAFAn jäsenyyden varmistamiseksi.
- Tekniikan akateemisille SAFA-TEK -yhteisjäsenyyden varmistamiseksi
- yhteistyökumppaneille jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi

Henkilötietoja tai -tietoryhmiä ei anneta käyttöön enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille jäsenrekisterin hallintajärjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.


6. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.


7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on SAFAn jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä (perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun, mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai SAFAn sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.


8. Profilointi


Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa jäsentensä automaattista profilointia.
Jäsenet profiloidaan kotipaikkakunnan perusteella paikallisosaston jäseneksi.

Muun mahdollisen profiloinnin tarkoituksena on esimerkiksi viestiä jäsenelle koskevaa kiinnostavaa sisältöä yhdistyksen toiminnasta.


9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Hän voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat SAFAn käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.


10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.


11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen safa @ safa.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Arkkitehtiliitto SAFA
Pipsa Penttinen
Malminkatu 30, 00100 Helsinki


12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.