Arkkitehtiuutiset - Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen Arkkitehtiliitto SAFA (Arkkitehtiuutiset-lehden julkaisija)
Malminkatu 30, 00100 Helsinki
Puhelin: 09 5844 48 (arkisin klo 10-14)
Sähköposti: safa @ safa.fi
Yhteyshenkilö: Pipsa Penttinen (tietosuoja-asioissa), Erja Virtala (julkaisuun liittyvissä asioissa)


2. Tilaajarekisterin henkilötietojen käyttö

Rekisterissä käsitellään lehden tilaajien, saajien ja tilausten maksajien tietoja.

Rekisterin käyttötarkoitus:

- tilaustietojen ajantasainen hallinta
- laskutustietojen ajantasainen hallinta
- lehden toimittaminen tilaajalle tai saajalle
- lukijakyselyiden toteuttaminen
- viestintä ja markkinointi sekä kriittisten tilauksiin liittyvien tietojen lähettäminen tilaajalle


Henkilötietojen käsittelyperusteet henkilötietoryhmittäin:

- Sopimuksen tuottaminen
o nimi
o puhelinnumero
o sähköposti
o osoite
o laskutustiedot
o tilauksen tyyppi
o maksajan laskutustiedot
o lähetysosoite
o tilaajanumero
- Suostumus
o sähköposti
o puhelinnumero


Erityiseksi henkilötiedoksi luokiteltavat tiedot (ammattiliiton jäsenyys) ja niiden käsittelyperusteet:

- Ammattiliittoon kuulumista käsittelevän tiedon käsittelyperuste on julkaisijan toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus
-


3. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Niiltä henkilöiltä, jotka ovat SAFAn jäseniä ja saavat AU:n jäsenpalveluna, tiedot saadaan SAFAn jäsenrekisteristä.

SAFA lla eli julkaisijalla on sopimus tiettyjen muiden yhdistysten kanssa, jonka mukaan heidän jäsenensä saavat julkaisun joko jäsenetuna tai kyseisen yhdistysten kustantamana muuna palveluna. Näiden julkaisun saajien tiedot saadaan kumppaniyhdistykseltä.

Muiden tilaajien osalta tiedot saadaan tilaajalta itseltään välittäjäkumppanien kautta, tai sähköpostitse, postitse tai puhelimitse.


4. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

SAFAn jäsenten osalta digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu SAFAn jäsenrekisterijärjestelmään, josta lisätietoja löytyy SAFAn jäsenrekisterin tietosuojaselosteesta. Muiden tilaajien tiedot on suojattu ja tallennettu tilausten hallintajärjestelmään.

Järjestelmiin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Lehtitilausten välittäjäkumppaneilta odotetaan sitoutumista henkilötietojen säilytykseen asianmukaisesti.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja niiden käyttöä valvotaan.


5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

- Tilaajien henkilötietoja luovutetaan
o postituksen järjestämiseen
 Grano Oy ja Posti
o laskutuksen järjestämiseen
 Visma Oy:n Netvisor

Henkilötietoja tai -tietoryhmiä ei anneta käyttöön enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille tilaajahallinnan tai palvelun toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.


6. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.


7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään tilaajarekisterissä niin kauan kuin henkilö on SAFAn jäsen ja/tai tilaa lehteä.

Jäsenyyden tai tilauksen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan (perustuen yhdistyksen oikeutettuun etuun; mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai SAFAn sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.


8. Profilointi

SAFA eli julkaisija voi osana henkilötietojen käsittelyä toteuttaa tilaajien automaattista profilointia. Mahdollisen profiloinnin tarkoituksena on esimerkiksi viestiä tilaajalle häntä koskevaa kiinnostavaa sisältöä.


9. Rekisteröidyn eli tilaajan oikeudet


Rekisteröidyllä eli tilaajalla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin. Hän voi antaa kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat SAFAn käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.


10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle


Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.


11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen safa @ safa.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Arkkitehtiliitto SAFA
Pipsa Penttinen
Malminkatu 30, 00100 Helsinki


12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.5.2018.